Phòng Tổ chức- Hành chính

Thứ Năm 10:49 25/09/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

I. Chức năng

1. Tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong công tác tổ chức, nhân sự, lao động- tiền lương, công tác hành chính; 

2. Thực hiện: công tác văn thư, quản trị, văn phòng tổng hợp, công tác tiền lương và chính sách với người lao động, công tác quản trị nhân sự;

3. Báo cáo, thống kê: lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của Viện và các cơ quan quản lý.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác tổ chức

a. Xây dựng đề án, phương án sắp xếp bộ máy, cơ cấu tổ chức của Viện bao gồm: thành lập mới, chia tách, sáp nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc, các đơn vị cấp dưới. Tổ chức triển khai thực hiện các đề án, phương án nêu trên sau khi được phê duyệt. Kiện toàn mô hình tổ chức các phòng, ban nghiệp vụ và chuyên môn của Viện. Ban hành các quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung Điều lệ Viện.

b. Xây dựng, đề xuất, thực hiện: công tác quy hoạch cán bộ, bố trí,  sử dụng nhân sự của Viện;

c. Đề xuất và thực hiện quy trình, thủ tục: tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, cho thôi việc, nghỉ hưu đối với cán bộ công nhân viên;

d. Xây dựng và phổ biến tiêu chuẩn về nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển ngạch cho cán bộ công nhân viên chức trong Viện;

e. Làm đầu mối xây dựng các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý đối với các đơn vị trình lãnh đạo Viện phê duyệt;

f. Thành lập, cập nhật, quản lý hồ sơ cán bộ (cả hồ sơ điện tử); Theo dõi, quản lý nhân sự, báo cáo phục vụ thống kê và quản trị; Xác nhận lý lịch cho cán bộ, viên chức, lao động.

g. Làm thủ tục xuất, nhập cảnh cho cán bộ của Viện đi công tác và đối tác đến làm việc.

2. Công tác đào tạo, quản lý và phát triển nguồn nhân lực

a. Xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực dài hạn, trung hạn và hàng năm nhằm nâng cao năng lực nguồn nhân lực của toàn Viện; tổ chức triển khai và theo dõi việc thực hiện.

b. Tham gia xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực hiện tại và lâu dài, đáp ứng nhu cầu phát triển của từng thời kỳ của Viện;

c. Đề xuất, làm thủ tục trình Viện trưởng cử cán bộ công nhân viên đi học tập trong nước hoặc học tập, công tác, nghiên cứu ở nư­ớc ngoài;

d. Tổ chức tuyển dụng lao động; đề xuất phương án nhân lực theo yêu cầu nhiệm vụ nghiên cứu KHCN và sản xuất kinh doanh của Viện;

e. Đề xuất, thực hiện thủ tục, quy trình: nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển ngạch;

f. Quản lý hồ sơ lao động và thực hiện các quy định của pháp luật về lao động như lập và quản lý sổ Bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, các quyết định có liên quan đến quá trình và giải quyết chính sách đối với người lao động;

3. Công tác tiền lương

a. Phối hợp với các phòng, ban trong Viện xây dựng các hệ thống đơn giá, định mức, hệ số tiền lương; định mức lao động... trên cơ sở các quy định về tiền lương do Nhà nước, Tập đoàn ban hành;

b. Đề xuất với Viện về Quy chế phân phối tiền lương, thu nhập, tiền thưởng, phân chia lợi nhuận, trợ cấp... cho cán bộ công nhân viên;  

c. Theo dõi, tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ hiện hành của Viện.

d. Tham gia, phối hợp trong công tác phân phối tiền lương đối với các hợp đồng, dự án, đề tài và các công việc có thu nhập.

4. Công tác thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động;

a. Theo dõi để kịp thời nắm bắt các văn bản của Nhà nước mới ban hành quy định về các chế độ chính sách đối với người lao động; đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong Viện;

b. Quan hệ với cơ quan chức năng, thực hiện giải quyết các thủ tục, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên như: tăng, giảm, bảo hiểm các loại (ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất v.v) theo phân cấppháp luật hiện hành;

c. Công tác xã hội và chăm sóc sức khỏe người lao động: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ, bồi dưỡng, phục hồi sức khỏe cho cán bộ công nhân viên trong Viện. Thực hiện công tác y tế dự phòng, tham gia công tác an toàn, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp; Tham gia quản lý chất lượng bữa ăn và vệ sinh của các nhà ăn tập thể; Quản lý hồ sơ sức khỏe của CBCNV;

d. Trực tiếp tham gia giải quyết tranh chấp lao động về quyền và lợi ích liên quan đến việc làm, tiền lương, thu nhập và các điều kiện lao động khác, về thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể.

5. Công tác văn thư - Văn phòng

a. Công tác văn thư:

- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký, trình lãnh đạo, chuyển giao, giải quyết hoặc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu, làm thủ tục đăng ký, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập hồ sơ công việc hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;

- Quản lý và sử dụng con dấu của Viện;

- Nhân bản, phát hành văn bản và tài liệu khác, đảm bảo  kịp thời, chính xác, đúng quy định về bảo mật;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV.

b. Công tác văn phòng:

- Thực hiện công tác thư ký tổng hợp cho Lãnh đạo Viện;

- Lễ tân, tổ chức các cuộc họp, các dịp lễ, sự kiện... của Viện;

- Tổ chức, làm đầu mối trong việc tiếp khách của Viện. Trực tiếp quan hệ với chính quyền và các cơ quan hữu quan tại địa bàn;

- Phối hợp với Công đoàn thực hiện việc chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, việc hiếu, hỷ của CBCNV trong Viện.

6. Công tác hành chính- quản trị

a. Quản lý và theo dõi việc sử dụng tài sản tại Trụ sở chính: các trang thiết bị văn phòng, công cụ, dụng cụ làm việc và các tài sản khác thuộc phạm vi sử dụng chung hoặc P.TC-HC được giao nhiệm vụ quản lý; đồng thời thực hiện việc sửa chữa, bảo hành các tài sản này (chưa tới mức độ sửa chữa lớn);

b. Lập phương án và trình Viện phê duyệt việc mua sắm các trang thiết bị văn phòng, công cụ, dụng cụ và phương tiện làm việc... đồng thời có kế hoạch thay thế, sửa chữa, cải thiện điều kiện làm việc;

c. Theo dõi việc sử dụng, quản lý và lưu trữ tài liệu về tư cách pháp nhân, quyền sử dụng đất của Viện;

d. Tham gia các cuộc kiểm kê và đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ;

e. Điều động, vận hành và quản lý hoạt động của các xe ô tô con phục vụ các hoạt động của Viện;

f. Trực tiếp vận hành các hệ thống máy móc, thiết bị được phân công như:  tổng đài điện thoại, máy sao chụp, cổng thông tin (portal) của Viện.

g. Thực hiện quản lý dịch vụ: giúp Lãnh đạo Viện giao kết hợp đồng, quản lý chất lượng, theo dõi thực hiện, làm đầu mối giao dịch, thanh toán... cho các loại hình dịch vụ Viện thuê ngoài như: Điện thoại, internet, vệ sinh, thoát nước, bảo vệ, ăn ca, xe chở công nhân v.v...

h. Thực hiện công việc tạp vụ, vệ sinh tại các địa điểm được phân công.

7. Công tác khác

a. Công tác quân sự: thực hiện công tác an ninh quốc phòng, nghĩa vụ quân sự, dự bị động viên và dân quân tự vệ theo yêu cầu của địa bàn và BCH quân sự Tập đoàn;

b. Công tác thi đua: Tham gia và làm thư ký Hội đồng thi đua Viện; lập và theo dõi, quản lý hồ sơ thi đua, khen thưởng theo yêu cầu của HĐTĐ;

c. Công tác thanh tra: Làm nhiệm vụ Thanh tra thủ trưởng, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định; tham gia giải quyết khiếu nại tố cáo; các nghiệp vụ công tác thanh tra; làm thư ký Ban chỉ đạo thực hiện việc phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

d. Công tác kiểm toán: Thực hiện nhiệm vụ được giao của Kiểm toán viên nội bộ của Viện;

e. Công tác bảo vệ: Phối hợp với lực lượng bảo vệ thuê ngoài làm công tác bảo vệ trật tự, trị an trong phạm vi địa bàn của Viện, kết hợp với các đơn vị trong Viện theo dõi hoạt động của bảo vệ; Kết hợp với lực lượng bảo vệ làm công tác tiếp đón đối tác, khách hàng, quản lý tài sản, người và phương tiện.

f. Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ được Lãnh đạo Viện giao trong tất cả các lĩnh vực nói trên. 

 

Video