Phòng Kế hoạch-Vật tư

Thứ Năm 10:31 25/09/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

I. Chức năng

Tham mưu cho lãnh đạo Viện, chủ trì thực hiện công tác kế hoạch, quản trị chi phí; quản lý giá; hợp đồng kinh tế; quản lý, sử dụng vật tư; phát triển kinh doanh.

Tham gia xây dựng quy chế, quy định, chính sách phát triển. Đề xuất các biện pháp quản lý để nâng cao hiệu quản sản xuất kinh doanh.

II. Nhiệm vụ

1. Quản lý sản xuất

a. Công tác kế hoạch

Chủ trì xây dựng các đề án kế hoạch hàng năm, 5 năm và dài hạn của Viện, kế hoạch phối hợp kinh doanh trong Tập đoàn các công ty Vinacomin, bao gồm: kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, giá thành, giá bán sản phẩm và dịch vụ, lao động tiền lương, tài chính, đầu tư, mua sắm, sửa chữa tài sản, bảo vệ môi trường, khoa học công nghệ;

Tổng hợp, cân đối, tham mưu đề xuất lãnh đạo về việc giao các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị. Tham mưu cho lãnh đạo về giao, khoán công việc cho các đơn vị.

Tham mưu giúp Lãnh đạo Viện giải quyết các mối quan hệ công tác với các cơ quan Nhà nước, Bộ, Ngành về lĩnh vực kế hoạch, chi phí giá thành, giá bán sản phẩm;

Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình triển khai kế hoạch; Đề xuất các phương án điều hành sản xuất, điều chỉnh kế hoạch;

Thường kỳ tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, kết quả sản xuất, kinh doanh theo từng đề tài, đơn vị.

Phân tích đánh giá kết quả sản xuất, kinh doanh tháng, quý, năm; Phát hiện kịp thời các khó khăn, vướng mắc, tham mưu, đề xuất giải pháp cho lãnh đạo Viện để khắc phục, điều hòa kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế.

b. Công tác quản lý hợp đồng kinh tế, quản trị chi phí và giá 

Thực hiện các thủ tục pháp lý về công tác hợp đồng kinh tế (HĐKT). Soạn thảo, chuẩn bị các điều kiện, tham gia đàm phán, ký kết, nghiệm thu, thanh lý HĐKT khi được phân công.

Đề xuất về giá thành, giá mua, giá bán: vật tư, sản phẩm, dịch vụ.

Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện HĐKT đã ký kết, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho lãnh đạo Viện xử lý.

Theo dõi các chi phí thực hiện HĐKT, báo cáo định kỳ và đột xuất về tiến độ, giá trị thực hiện. Nghiệm thu khối lượng thực hiện hàng tháng, hoàn thành hồ sơ để làm cơ sở cho thanh quyết toán.

Tham mưu cho lãnh đạo Viện về giao, khoán công việc cho các đơn vị; Làm đầu mối giữa các đơn vị với nhau trong việc thực hiện tiến độ công việc gia công sản xuất, sửa chữa, mua sắm vật tư thiết bị, thuê dịch vụ ngoài.

Chủ trì, phối hợp, soát xét và thẩm duyệt: dự toán chi phí; khối lượng thực hiện HĐKT phục vụ thanh toán, quyết toán chi phí.

Chủ trì xây dựng, đề xuất sửa đổi: các quy chế khoán chi phí, quy định về công tác thuê ngoài, hoạt động dịch vụ, các đơn giá tổng hợp, các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đề xuất, kiến nghị các giải pháp về quản trị rủi ro trong kinh doanh.

Thực hiện công tác pháp chế doanh nghiệp: Tham gia thẩm định dự thảo các loại hợp đồng, thỏa thuận hợp tác do các bộ phận khác soạn thảo trước khi trình Lãnh đạo Viện; Tham gia thẩm định, rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định của Viện; Tham gia thẩm định các hồ sơ thanh lý hợp đồng kinh tế; Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của  Viện.

c. Công tác quản lý thiết bị, vật tư

Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và tham mưu giúp lãnh đạo về sử dụng: máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công trình xây dựng của Viện. Lập quy trình, quy định, định mức sử dụng thiết bị. Tính toán đề xuất giao kế hoạch sử dụng, khấu hao, điều động máy móc, thiết bị, vật tư cho các đơn vị.

Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện, theo dõi giám sát công tác cải tạo, nâng cấp mở rộng, sửa chữa định kỳ các tài sản cố định của Viện.

Tham gia đầu tư mua sắm thiết bị mới, mua vật tư, phụ tùng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất của Viện. Tham gia thực hiện đấu thầu mua sắm vật tư tập trung. Tham gia công tác kiểm kê tài sản và đề xuất phương án thanh lý tài sản theo quy định của nhà nước.

Quản lý điện: Lập kế hoạch tiêu thụ điện, theo dõi sử dụng điện của các đơn vị và khu tập thể hàng tháng để phục vụ thanh toán. Đề xuất sử dụng, khắc phục các sự cố hệ thống điện, nước của cơ quan. Liên hệ thực hiện các thủ tục bảo đảm nguồn cung ứng điện.

Trực tiếp theo dõi, quản lý, sử dụng, vận hành, làm đầu mối với nhà cung cấp dịch vụ: các hệ thống máy móc, thiết bị được phân công: hệ thống cấp điện, cổng cửa điện, thang máy; hệ thống cấp nước... của Viện.

Quản lý vật tư và kho: thực hiện thủ tục nhập, xuất vật tư cho các hoạt động của Viện. Kiểm tra việc bảo quản vật tư, tổ chức kho tàng, công tác xuất nhập khẩu vật tư, thanh lý vật tư phế liệu.

d. Công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật, chất lượng HĐKT hoặc công trình Viện thực hiện hoặc thuê thực hiện. Tham gia xử lý các vấn đề kỹ thuật, chất lượng phát sinh, kiến nghị xử lý các vi phạm.  

Phổ biến những quy định, quy phạm của Nhà nước về công tác quản lý kỹ thuật và chất lượng. Chủ trì xây dựng và giám sát hệ thống quản lý chất lượng.

Đề xuất các biện pháp, giải pháp để tăng cường quản lý kỹ thuật, chất lượng, quản trị chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

e. Công tác an toàn, bảo hộ lao động

Quản lý tổng hợp công tác an toàn, bảo hộ lao động của Viện. Lập kế hoạch, triển khai thực hiện, theo dõi, giám sát công tác an toàn, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp.

Thực hiện chức năng thường trực Hội đồng Bảo hộ lao động của Viện: Tư vấn, phối hợp hoạt động của các đơn vị, tổ chức trong Viện; kiến nghị, đề xuất biện pháp để  thực hiện tốt công tác an toàn, bảo hộ lao động.

Tổ chức tuyên truyền, huấn luyện, hướng dẫn nghiệp vụ, sát hạch, cấp chứng nhận về ATLĐ cho cán bộ công nhân viên tham gia sản xuất. 

Tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất về công tác chấp hành quy định về ATLĐ, VSCN.

Tổ chức khắc phục hậu quả, điều tra các vụ tai nạn lao động, sự cố xảy ra tại các đơn vị theo quy định của pháp luật.

Thường trực Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão, thiên tai, phòng chống cháy nổ:  Lập kế hoạch, triển khai thực hiện, theo dõi, khắc phục hậu quả; Thực hiện các chức năng về bảo vệ môi trường: cải thiện điều kiện, bảo đảm môi trường sản xuất, làm việc.  

2. Kinh doanh, thị trường

Phân tích thị trường, đề xuất phương án phát triển thị trường, thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng nhằm phát triển doanh số, thị phần của Viện:

a. Thiết lập, giao dch trực tiếp với khách hàng, đối tác của Viện. Phối hợp với các đơn vị trong Viện nhằm mang đến sản phẩm chất lượng, dịch vụ đầy đủ cho khách hàng.

b. Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.

c. Theo dõi thông tin đấu thầu, tổ chức, phối hợp, hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ và tham gia đấu thầu. Phối hợp với các đơn vị và chủ nhiệm đề tài đàm phán để Viện ký kết hợp đồng.

d. Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá thị trường  phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Viện.

e. Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo, hỗ trợ cho đơn vị chuyên môn về kinh doanh, tiếp thị, thị trường.

Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ được Lãnh đạo Viện giao trong tất cả các lĩnh vực nói trên.

III. Quyền hạn

1. Trưởng phòng thực hiện việc sắp xếp, phân công công việc đối với các cán bộ, nhân viên trong nội bộ đơn vị theo khả năng từng người, đảm bảo hiệu quả công việc và khuyến khích sự phát triển mỗi cá nhân;

2. Chủ động đề xuất với lãnh đạo Viện những sáng kiến, biện pháp, kiến nghị nhằm thúc đẩy hoạt động của phòng, khối nghiệp vụ và Viện;

3. Được sử dụng đúng mục đích và đúng quy định đối với các nguồn lực và các trang thiết bị làm việc của Viện để giải quyết công việc;

4. Được quyền đề nghị khen thưởng, kỷ luật; đề xuất mức thu nhập (thông qua hệ số lương điều chỉnh) đối với cán bộ, nhân viên trong đơn vị;

5. Được quyền góp ý vào việc giải quyết công việc của các Phòng, ban, đơn vị khác khi thấy có dấu hiệu trái pháp luật hoặc có ảnh hưởng xấu tới hoạt động của Viện.

6. Có quyền báo cáo trực tiếp hoặc bằng văn bản với lãnh đạo Viện, không thực hiện một trong những nhiệm vụ được giao nếu nhiệm vụ ấy được coi là trái pháp luật hoặc các văn bản hướng dẫn của Nhà nước liên quan; Nhưng phải tổ chức thực hiện khi lãnh đạo Viện đã quyết định;

7. Có quyền yêu cầu các chủ nhiệm đề tài, trung tâm thực hiện báo cáo, thống kê số liệu về hoạt động của đề tài hoặc đơn vị mình để đơn vị tập hợp, báo cáo lãnh đạo Viện;

8. Các quyền khác do lãnh đạo Viện quy định.

IV. Trách nhiệm

1. Phục tùng và chấp hành sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công, phân cấp;

2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tiến độ và hiệu quả giải quyết công việc được giao trước Lãnh đạo Viện;

3. Soạn thảo các văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị; Lưu trữ, bảo quản toàn bộ các văn bản, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhiệm vụ, hoạt động của đơn vị;

4. Thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất về các mặt hoạt động theo quy định của Viện, của ngành và của Nhà nước;

5. Tổ chức các cuộc họp, giao ban, làm việc theo chức năng đơn vị được phân công: thông báo họp, chuẩn bị tư liệu, ra kết luận, theo dõi thực hiện.

6. Chịu trách nhiệm phổ biến trong nội bộ đơn vị đối với những quy định, quy chế, thông báo của Viện; các văn bản, quy định pháp luật của Nhà nước và chịu trách nhiệm thực hiện các quy định này; Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy lao động, kỷ luật lao động, quy chế, quy định của Viện, có ý thức thực hành tiết kiệm;

7. Các trách nhiệm khác do lãnh đạo Viện quy định.

V. Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng;

- (Các) Phó trưởng phòng;

- Các cán bộ, nhân viên nghiệp vụ;

1. Trưởng phòng của Viện được Viện trưởng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.

Trưởng phòng là người phụ trách chung, thực hiện các nhiệm vụ quy định cho cấp trưởng; có quyền điều hành cao nhất trong phòng và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về các quyết định của mình trong hoạt động nghiệp vụ của phòng;

2. Phó trưởng phòng được Viện trưởng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, phụ trách một hoặc một số bộ phận công việc trong phòng theo sự phân công của Trưởng phòng, có quyền thay mặt Trưởng phòng quyết định một số công việc trong thời gian Trưởng phòng vắng mặt và chịu trách nhiệm về các quyết định này.

3. Các cán bộ, nhân viên khác là những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu công việc, thực hiện các công việc nghiệp vụ cụ thể theo sự phân công của Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước Viện và trước pháp luật. 

Video